Программное обеспечение для руководителя: мониторинг хозяйственной деятельности

3 октября 2013 - Администратор

 В большинстве коммерчески распространяемых программных пакетов(ПП), предназначенных для автоматизации как управленческого (оперативного), так и бухгалтерского учета, включая интегрированные учетные системы, как это ни парадоксально, не учитывается такое действующее лицо, как руководитель.

Причина здесь одна - отсутствие интерфейса руководителя в работающей в реальном времени автоматизированной учетно-хозяйственной системе. Подобные программные продукты ориентированы на специалистов оперативных отделов(менеджеров, маркетологов, товароведов, работников склада) и бухгалтерии, т.е. лиц, осуществляющих и регистрирующих хозяйственные процессы. Следует заметить, что эта сторона работы предприятия во многих ПП реализована достаточно хорошо.
 
Безусловно, глава фирмы, отдав соответствующее устное или письменное распоряжение, получит требуемую информацию о состоянии финансово-хозяйственной деятельности, однако, негативные моменты такого мониторинга очевидны:
 
подобные обращения отнимают рабочее время сотрудников, занятых хозяйственными процессами, на подготовку внутрифирменной документации;
при подготовке подобной отчетности неизбежно некоторое искажение реального состояния дел(как правило, в сторону улучшения общей картины) по сравнению с тем, что было бы при мгновенном повторяющемся мониторинге.
Отметим, что сказанное может не относиться к разработанным под определенного заказчика программным системам, но стоимость таких индивидуальных разработок значительно выше, а время внедрения значительно больше по сравнению с ПП, поставленными "на поток", которые здесь и рассматриваются.
 
Удачное сочетание подсистем: отработки хозяйственных процессов оперативными подразделениями (или отдельными сотрудниками, если предприятие невелико), текущего самостоятельного анализа хозяйственной деятельности руководителями различного уровня и внутреннего документооборота - рассмотрим на примере ПП "МОНИТОР". Последний настраивается на привычную пользователю и принятую на предприятии технологию; документы автоматически передаются от одного исполнителя к другому по мере готовности; при этом вероятность неправильной адресации, забывания или потери сведена к нулю.
 
Отработка хозяйственных процессов в ПП "МОНИТОР" позволяет не только создавать первичные документы (счета, счета-фактуры, накладные и т.д.), но и (в зависимости от сложившихся на данный момент условий: величин остатков на складах предприятия, количеств зарезервированных по выписанным счетам товаров, продолжительности резервирования, предложения поставщиков) инициировать документированные цепочки действий для конкретных сотрудников.
 
Представим ситуацию, когда клиент на условиях предварительной оплаты заказывает ряд товаров, часть из которых имеется на складе, а часть - у поставщиков. В системе "МОНИТОР" она реализуется следующим образом: прием заявки => наполнение требования списком заказанных товаров => ответ системы ( непосредственно в требовании ) о свободных с учетом резервирования остатках => указание в требовании о переносе нужных позиций в счет => автоматическое формирование счета => автоматическое занесение счета в реестр неоплаченных счетов => формирование заявки в отдел снабжения по недостающим позициям => отслеживание оплаты (либо занесение реквизитов типового платежного документа покупателя, либо
 
аннулирование счета при долгой неоплате) => автоматическое поступление на склад в список "счета к отгрузке" => отметка об отгрузке с автоматическим списанием со склада => автоматическое (после запроса) создание счета-фактуры. Таких цепочек (в терминологии авторов системы - деловых процессов) может быть много, причем каждое из звеньев связывается с определенным исполнителем - пользователем системы.
Интерфейс (видеограмма) руководителя представляет собой итоговый отчет, составленный по форме "западного" баланса. Строки(статьи) баланса:
 
собственные средства;
касса;
банковские счета;
минус начисленный износ;
расчеты с поставщиками;
расчеты с клиентами;
товары на складе;
товары оплаченные, но не полученные;
товары отгруженные, но не отправленные;
кредиты выданные;
кредиты полученные
Итоги выдаются на два момента времени - "Сейчас" и "Раньше"; для каждого из них предусмотрен вывод входящих остатков (столбец "Было"), приход за период ( столбец "Приход"), расход за период (столбец "Расход"), остаток на конец периода (столбец "Стало"). Интервал между "Сейчас" и "Раньше", являющийся отчетным периодом, может быть равен одному дню, неделе, двум неделям, месяцу, кварталу, году и выбирается пользователем-руководителем. Под таблицей выдаются суммарные результаты за период.
 
Для выбранного типа учетного периода выдаются два блока информации: за текущий учетный период и за предыдущий. Например, если тип учетного периода "Месяц", то итоги выдаются за текущий и предыдущий месяцы. Кроме того, на видеограмме имеются средства неограниченного числа переходов к еще более ранним периодам, что позволяет рассматривать статистику изменений тех или иных показателей "баланса". В частности, можно проверить, увеличился или уменьшился показатель по сравению с тем же периодом прошлого (позапрошлого и т.д.) года.
 
Числа в таблице по желанию пользователя выдаются в разном масштабе: рублях, тысячах рублей, миллионах рублей, выбранной валюте.
 
Для расшифровки итогов, представленных в "балансе", на видеограмме имеется кнопка "Детализация". При выборе любой строки "баланса" и нажатии "Детализации" "МОНИТОР" выдаст соответствующую справку. Например, для строки "Товары на складе" будет представлена информация о фактическом ( с учетом резервирования ) наличии товаров на складе в натуральном и стоимосттном выражениях. Эту информацию можно детализировать и далее вплоть до просмотра первичных документов.
 
Система позволяет вести учет нескольких предприятий, в т.ч. и связанных между собой (холдингов,концернов) и предусматривает интеграцию с бухгалтерскими системами. Допускается как централизованная обрботка информации, так и распределенная с удаленными подразделениями.
 
Аппаратно-программные требования: Pentium, ОЗУ не менее 16 Мбайт, 50 Мбайт дискового пространства; Windows 3.x / Windows 95, Windows NT.
 
 
Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!

 


 

 
У каждой компании есть свои индивидуальные особенности. Учитывая их при проектировании сетей, специалисты "ЭЛКО Технологии" подготовят соответствующий проект и выполнят все необходимые монтажные работы под ключ (в том числе с работами по монтажу телефонных офисных сетей и сети электропитания) на основе богатого опыта подготовки и реализации сетевых проектов с применением самых передовых технологий.