Электронный архив

3 октября 2013 - Администратор

 Одним из важных этапов при организации системы документооборота организации является помещение документов в архив. В традиционной бумажной технологии - это традиционный архив документов, для системы электронного документооборота - электронный архив. Как правило, для решения архивных задач формируются специальные программные применения, дополняющие традиционную функциональность СУБД. К основным особенностям архивных систем можно отнести следующие:

  • поддержка использования записывающих устройств с высокой надежностью хранения данных (например, магнитооптических или перезаписываемых компакт-дисков)
  • программно-аппаратная поддержка надежного хранения данных с встроенными процедурами автоматического восстановления при сбоях сервера
  • поддержка больших архивов с приемлемым временем доступа к данным
  • прием документов из различных источников (сканирование бумажных документов, архивирование документов, поступающих по факсимильной связи, архивирование программно-формируемых документов, таких как документы MS Word, таблицы MS Excel и т.п.)
  • дружественный пользовательский интерфейс для клиента

Для решения архивных задач фирмой Siemens Nixdorf (Германия) было создано стандартное архивное решение ARCIS.

Система ARCIS (ARCiving and Imaging System) - предназначена для создания, ведения и использования электронных архивов с высокой степенью надежности хранения информации. Созданная на базе стандартных компонентов, таких как UNIX-компьютеры (серверы), персональные компьютеры (рабочие места), сканеры, оптическая память большой емкости, система обеспечивает удобное накопление, управление и выборку информации самого различного рода и происхождения.

Подлежащие архивации документы и информация могут быть взяты из различных источников и представлены в различной форме:

  • введенные со сканера оригиналы документов (форматы tif, bmp и т.п.)
  • файлы персонального компьютера и серверов (файлы doc, xls, ppt и т.п.)
  • факсимильные сообщения и т.п.

Комплексное решение ARCIS можно условно разделить на три части: базовую систему, клиентские приложения и расширения.

Базовая система ARCIS (ARCIS Grundsystem) автоматизирует традиционную технологию ведения архивов документов, когда сохраненные документы при архивации снабжаются регистрационными карточками, служащими атрибутами для поиска.

Помимо традиционного ручного заполнения учетных архивных карточек система снабжена целым набором средств, автоматизирующих этот процесс (использование распознавания штрих-кода, списков заранее подготовленных регистрационных карточек). Базовая система ARCIS совместно с стандартным клиентом для Windows может служить готовым "под ключ" архивным решением.

ARCIS включает в себя как готовое клиентское решения для архива под управлением Windows 3.11 или Windows 95, так и инструментальные средства для формирования собственного приложения.

Стандартный клиент ACW (ARCIS Clent Windows) поддерживает основные функции по поиску и представлению документов. При выборе документа по типу архивированного файла определяется и вызывается соответствующая программа обработки (просмотр отсканированных оригиналов, Ms Word, MS Excel и т.п.).

Стандартный клиент ARCIS ACW поддерживает также рабочее место первичного ввода документов со сканера. ACW имеет встроенную поддержку для сканеров производства Fujitsu, Bell&Hawell, Kodak, Hewlett-Packard. Возможно включение собственных программ сканирования с интеграцией их в стандартного клиента с сохранением всей последующей технологии обработки на клиенте и сервере.
 
С помощью интерфейса DDE возможно включение в стандартного клиента дополнительных пунктов меню, формирующих удобную для конкретного пользователя клиентскую среду.
 
Расширения системы ARCIS позволяют наделить архивную систему дополнительной функциональностью. Например, для поддержки технических архивов с возможностью обработки больших чертежей служит ARCIS-SIGRAPH, для интеграции архива в АСУ предприятия R/3 (фирма SAP) служит продукт ARCIS-R3/Link и т.д. Для банковских приложений могут представлять интерес расширения ARCIS-IRS и ARCIS-COLD.
 
ARCIS-IRS (ARCIS - Information Retrieval System) позволяет осуществлять поиск документов в архиве не только по регистрационным данных, но и по содержимому документа. Для этого, при вводе, документ распознается системой OCR. В настоящий момент в качестве программы OCR на российском рынке интегрирована программа FineReader (BIT Software). Распознанный файл сохраняется в архиве наряду с электронным оригиналом. Для поиска по содержимому формируется полнотекстовый индекс в системе управления полнотекстовыми базами данных FulText/Fulcrum.
 
ARCIS-COLD (ARCIS - Computer Output on Laser Disk) предназначен для архивации, выборки для просмотра с рабочего места на IBM PC и печати на бланках больших Spool-файлов с хост-компьютеров (типа BS2000, 1ВМ360, ЕС ЭВМ). ARCIS-COLD предоставляет возможность направить в архив большие отчеты, которые ранее выводились на АЦПУ хост-компьютеров. По описанию структуры Spool-файла ARCIS-COLD автоматически определит атрибуты отдельных документов в Spool'e и предоставит их для просмотра по запросу пользователя. Таким образом, возможна модернизация старых, но еще функционирующих систем управления на хост-компьютерах.
 
При создании системы ARCIS большое внимание было уделено повышению эффективности и надежности ее функционирования. Высокая степень надежности хранения информации достигается за счет использования в качестве архивных носителей сменных магнитооптических дисков и записываемых компакт-дисков. Ускорение процедур поиска информации обеспечивается за счет использования для индексного поиска реляционных (Oracle, Informix, Ingres) и полнотекстовой (FulText/Fulcrum) баз данных. Автоматические процедуры восстановления целостности архива позволяют полностью и без потерь восстановить атрибутивную информацию из архива на носителе при полном разрушении базы данных. ARCIS может работать с магнитооптическими библиотеками Hewlett-Packard, Sony, с библиотеками записываемых компакт-дисков ASM, NSM Mercury.
 
Система ARCIS является "открытой" системой в том смысле, что позволяет интегрировать в серверную и клиентскую часть собственные программы пользователя. На клиенте формирование собственных пользовательских архивных клиентов достигается за счет того, что исполнительная часть клиента ARCIS является сервером DDE (устаревший подход) и сервером OLE (современный подход). Существует также инструментарий для включения в процесс обработки документа на UNIX-сервере собственных пользовательских UNIX-программ.
 
Для продуктов, предлагаемых для российского рынка, существенны вопросы поддержки национального языкa. VARCIS придерживается технологии NLS и позволяет работать с клиентами на английском, немецком и русском языке, одновременно.
 
Система ARCIS строится по технологии "клиент-сервер" и легко масштабируется и наращивается, позволяя создавать электронные архивы как для небольших подразделений, так и масштаба предприятия. Для поддержки масштабных решений ARCIS поддерживает распределенную многосерверную конфигурацию как на базе собственных RISC-компьютеров Siemens Nixdorf RM200, RM300, RM400, так и на базе серверов SGI, НР9000, SunSPARC. Актуальная версия - ARCIS 3.0. Для простых и относительно небольших архивов существует упрощенная и дешевая версия ARCIS под Windows NT. Клиентские рабочие места функционируют на IBM PC (Windows 3,11, Windows 95, Windows NT4.0), а также на рабочих станциях RW (SGI), RM200 под UNIX.
 
Система ARCIS является стратегическим продуктом Siemens Nixdorf в области архивных систем. Версия ARCIS для Windows NT является новой разработкой фирмы, в то время, как вариант системы под UNIX активно используется (в различных версиях) уже в течении пяти лет. Существует несколько сотен электронных архивов, используемых в банковском деле, страховании, государственном и общественном управлении, промышленности и торговле.
 
Являясь как разработчиком и производителем программных и технических средств, так и крупным системных интегратором, Siemens Nixdorf может поставлять как отдельные компоненты системы, так и комплексные решения "под ключ", осуществлять техническое обслуживание, консалтинговые услуги и обучение.
 
Более подробная информация приведена в докладе "Современные методы ведения архивов на базе программно-технических средств ARCIS" (Докладчик: Андронов Григорий Дмитриевич, к.т.н.)
Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!

 


 

 
У каждой компании есть свои индивидуальные особенности. Учитывая их при проектировании сетей, специалисты "ЭЛКО Технологии" подготовят соответствующий проект и выполнят все необходимые монтажные работы под ключ (в том числе с работами по монтажу телефонных офисных сетей и сети электропитания) на основе богатого опыта подготовки и реализации сетевых проектов с применением самых передовых технологий.